Die unterschiedlichen Alter im Leben eines Dokumentes

Die Archivalien werden definiert in Abhängigkeit von drei Phasen ihres Lebens, die ihre Erhaltung bestimmen; es handelt sich um die laufenden Archivalien, die Zwischenarchivalien und die definitiven Archivalien.

Letztendlich eliminierbare Archivalien  (jpg - 245 Ko)

Letztendlich eliminierbare Archivalien

Im Laufe seines Lebens folgt das Dokument einem kontinuierlichen Prozess von der Entstehung bis zur Entsorgung oder seiner Übergabe an in ein Archiv. Die Aufbewahrungsfristen variieren stark je nach den Unterlagen aufgrund ihres informativen, administrativen oder juristischen Wertes. Informieren Sie sich hinsichtlich der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für eine Verwaltung und eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine Privatperson, ein Unternehmen oder eine Vereinigung.


Laufende Archivalien

Laufende Archivalien (jpg - 148 Ko)

Laufende Archivalien

Die erste Etappe betrifft die aktuellen Archivalien. Dies sind die aktiven Dossiers, die für die Untersuchung der laufenden Angelegenheiten notwendig sind. Häufig gebraucht werden sie in der Nähe der Nutzer aufbewahrt  in den Büros. Diese Dokumente von administrativem Wert ermöglichen es, die aktuelle Verwaltung der Gemeinschaft zu gewährleisten. In diesem Stadium wird der Inhalt der Dossiers sortiert, um nur die Dokumente mit informativem Wert zu bewahren (Beseitigung von Duplikaten, veraltete Dokumentation, Fachzeitschriften, Entwürfe, Übergabevermerke...).


Zwischenarchivalien

Zwischenarchivalien (jpg - 247 Ko)

Zwischenarchivalien

Am Ende der ersten Etappe werden die Archivalien zu Zwischenarchivalien. Das sind semiaktive Dokumente, bearbeitete Angelegenheiten betreffend, die die erzeugende Stelle aufbewahren muss für administrative oder juristische Bedürfnisse. Sie werden weniger häufig genutzt, daher werden die Dossiers in der Nähe der Büros aufbewahrt für eine bestimmte Dauer. Diese Dokumente mit einem Beweiswert oder juristischen Wert  ermöglichen die Sicherstellung der Begründung der Rechte und Pflichten der juristischen Personen und der Bürger.


Endgültige Archivalien

Endgültige Archivalien (jpg - 141 Ko)

Am Ende dieses zweiten Stadiums stellen die Dossiers von historischem oder kulturhistorischem Wert die endgültigen Archive dar und sollen auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Diese haben einen Zeugnischarakter und erlauben es, die Sicherung des Gedächtnisses zu gewährleisten und geschichtliches Material zu schaffen.  Jedoch sind nicht alle Dokumente dazu bestimmt, das definitive Alter zu erreichen: viele können nach dem Zwischenstadium beseitigt werden, nach Zustimmung durch die Archiv-Abteilung.