Les différents âges d'un document d'archives
Les archives sont désignées selon leur stade de vie qui détermine leur conservation ; elles sont successivement dites courantes, intermédiaires puis définitives.
Au cours de sa vie, le document suit un processus continu qui va de sa création à son élimination ou à son versement dans un service d'archives. Les délais de conservation varient fortement selon les documents en raison de leur valeur informative, administrative ou juridique. Renseignez-vous sur les différents délais de conservation des documents pour une administration et une personne morale publique ou un particulier, une entreprise, une association.
Archives courantes
Les archives courantes constituent la première étape. Ce sont les dossiers actifs nécessaires à l’instruction des affaires en cours. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux. Ces documents à valeur administrative permettent d'assurer la gestion courante de la collectivité. À ce stade, le contenu des dossiers est trié, afin de ne conserver que les documents à valeur informationnelle (élimination des doublons, documentation caduque, revues, brouillons, notes de transmission…).
Archives intermédiaires
Au terme du premier stade, les archives sont désignées par le terme d'intermédiaires. Ce sont des documents semi-actifs, concernant des affaires traitées et que l’organisme producteur est tenu de conserver pour des besoins administratifs ou juridiques. La fréquence d’utilisation étant moindre, les dossiers sont conservés à proximité des bureaux pendant une durée déterminée. Ces documents à valeur probante ou juridique permettent d'assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens.
Archives définitives
À l’issue de ce deuxième stade, les dossiers présentant un intérêt historique ou patrimonial constituent les archives définitives et ont vocation à être conservées sans limitation de durée. Celles-ci ont une valeur de témoignage et permettent d'assurer la sauvegarde de la mémoire en constituant le matériau de l'histoire. Toutefois, tous les documents n’ont pas vocation à entrer dans l’âge définitif : un grand nombre peut être éliminé à l’issue de l’âge intermédiaire après accord du service Archives.