Pourquoi et combien de temps conserver mes documents ?

L’archivage, on a tous à y gagner : rapidité d’accès à l’information, gain de place, continuité et transparence du service public… bien plus qu'une simple contrainte légale, l'archivage de documents répond à des enjeux essentiels.

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Comment bien gérer les dossiers de l'administration ?

Archiver, pourquoi ?

  • administratif : assurer efficacement la gestion courante de l’administration. Un service doit pouvoir disposer en permanence des informations utiles à son activité (aide à la prise de décision, continuité de l’action administrative),
  • juridique ou probatoire : disposer des documents qui établissent les preuves des droits et obligations des citoyens et des administrations en cas de contestation. Les archives sont des garanties juridiques qui permettent à tout un chacun de défendre ses intérêts,
  • historique : préserver la mémoire pour constituer le matériau de l’histoire. Les archives sont la matière première de la recherche historique. Cette mémoire n’est pas close, car elle s’enrichit, jour après jour, de nouveaux documents.

L’archivage est une obligation juridique pour chaque agent public. En effet, tout fonctionnaire ou producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit. Il a par conséquent des obligations à respecter dans la gestion des archives et doit se préoccuper du classement et du sort de ses documents papier et numériques.


Conserver ou ne pas conserver ?

Faire de l'ordre dans les dossiers et fichiers informatiques que vous produisez ou recevez est indispensable, mais que doit-on exactement garder et combien d'années ? Il n'existe pas de délai unique de conservation, c’est en fonction de leur nature et de leur valeur, qu’elle soit administrative, juridique ou historique, que chaque document se verra attribué un délai de conservation spécifique.


Les trois âges des archives

Chaque dossier a une durée de vie propre jalonnée par différentes étapes qui correspondent à des traitements archivistiques, à un lieu de conservation et à une utilisation spécifique :

  • les archives courantes : il s’agit des dossiers vivants servant à la gestion quotidienne des affaires,
  • les archives intermédiaires : il s’agit des dossiers clos mais conservés pour des raisons d’activité, d’une éventuelle réouverture ou des prescriptions légales,
  • les archives définitives : il s’agit des documents à conserver indéfiniment pour leur intérêt administratif, juridique ou historique.

La durée d’utilité administrative

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Les trois âges des archives

Ce délai, variable selon la nature des documents, recouvre les deux premiers âges des archives. Cette durée, qui court à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des services producteurs, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires ou utiles à la bonne marche des services ou à leur information.

Au terme de cette DUA vient la sélection des documents :


Le tableau de gestion

Le tableau de gestion est un outil contractuel qui permet d’assurer une gestion pérenne des archives en répondant aux questions que se pose tout producteur de documents : Que garder ? Que peut-on détruire ? que doit-on verser aux Archives et quand ?. Il permet en effet de gérer ses archives courantes et intermédiaires et de procéder à l’archivage de ses archives historiques.

Élaboré en étroite collaboration entre les services administratifs et l’administration des archives, il recense pour chaque service, l’ensemble des documents produits ou reçus quel que soit le support utilisé (papier, fichier électronique, etc.), puis précise pour chacun d’entre eux, leur durée de vie (DUA) ainsi que leur sort final (conservation, destruction ou tri) en fonction de son intérêt administratif et/ou historique.

Le tableau de gestion est un document évolutif qui est amené à être complété et modifié au gré des changements d’organigramme et d'attributions du service et en fonction de la modification de la réglementation.

Les Archives sont à votre disposition pour vous aider et vous conseiller sur la gestion de vos documents. N'hésitez pas à vous renseigner en nous contactant.

A télécharger :