Comment conserver mes documents ?

Les documents sont conservés pour être consultés, mais comment les consulter sans les détériorer au fil du temps ? Vous trouverez ici quelques conseils pour les préserver au maximum des dégradations.

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Les archives sont fragiles !

Maîtriser les conditions environnementales

Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet.

Les archives n’aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d’humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d’humidité relative), ainsi qu’à la lumière. Celle-ci doit être indirecte et faible, car elle casse les fibres de cellulose et efface les encres. De même, les sources électromagnétiques sont nocives à la conservation des photographies et des supports numériques.

Le local doit être bien isolé afin d’éviter au maximum les fortes amplitudes thermiques. Aussi, une bonne ventilation et un dépoussiérage régulier prémunissent les documents d’une prolifération de champignons ou d’insectes. Il est fortement déconseillé d’introduire de la nourriture ou des boissons et de fumer.

Enfin, les archives n’aiment ni l’eau ni le feu. Il faut donc les tenir éloignées de points d’eau tels que lavabo et tuyauteries mais aussi être vigilants aux caves potentiellement inondables ou aux greniers non étanches. Le local devra être muni de rayonnages métalliques inoxydables, ou d’armoires ignifuges ainsi que d’extincteurs à proximité.


Utiliser des conditionnements de qualité

Conditionnez vos archives dans du matériel adapté : choisissez des boîtes solides, si possible en carton neutre pour les documents de valeur. Adaptez le format de la boîte au document, et non l’inverse ! Proscrivez les pochettes plastiques du commerce en PVC ou les pochettes cartonnées, souvent acides et peu stables. Préférez le polyéthylène (PE) ou le polypropylène (PP).

N’utilisez jamais de scotch pour réparer les documents, ni de colle blanche. Il existe des adhésifs spéciaux. De manière générale, consultez un restaurateur professionnel si vous envisagez de restaurer un document.

Évitez les épingles ou les trombones en fer, qui rouillent avec l’humidité. Préférez des attaches en plastique ou en acier inoxydable.

Les livres sont quant à eux mieux conservés à plat, surtout les gros ouvrages tels que les dictionnaires. Pensez aussi à utiliser des serre-livres.


Adopter les bons gestes pour consulter les archives

  • Les gros ouvrages et les registres sont à consulter sur un lutrin afin de ne pas abîmer leur tranche. Les documents de grands formats doivent quant à eux être mis à plat.
  • Ne posez pas vos coudes dessus, ou vos mains sur les parties écrites lorsqu’il s’agit de documents anciens. Évitez aussi de mouiller vos doigts pour tourner les pages, ce n’est bon ni pour le document, ni pour vous !
  • Pensez à vous servir de petits poids et des presse-papiers qui maintiennent les rouleaux et autres documents à plat.
  • Utilisez le crayon à papier ; les stylos peuvent baver et tâcher les archives. De même évitez de manger ou boire à proximité des documents. Ne les décalquez pas, cela marque le papier.
  • Ne les laissez pas de façon prolongée à la lumière directe, sans quoi ils se fragilisent.
  • Servez-vous de gants pour la consultation de photos, de plaques de verre ou de documents scellés.
  • Utilisez la photocopieuse avec parcimonie : une mauvaise manipulation ainsi qu’une forte lumière répétée nuisent à la conservation des documents à moyen terme. Préférez les photographies sans flash ou les scanners par le haut.
  • Si l’état du document ne le permet plus, il ne faut plus le manipuler. Les techniques modernes permettent à présent de réaliser des copies de substitution sous la forme d’images numériques afin de préserver l’original.

Conserver les archives numériques

Les archives numériques posent des problèmes particuliers de conservation à long terme. Ceux-ci sont liés à la stabilité du support d’enregistrement, qu’il soit optique (CD-DVD) ou magnétique (bandes, disque dur…), à l’obsolescence des matériels ou encore à la pérennité des logiciels utilisés pour la lecture.

Les supports

Il n’existe pas de support idéal pour la conservation des documents numériques. La durée de vie des supports optiques ou magnétiques n’excède en général pas 10 ans. Elle peut d’ailleurs être considérablement amoindrie si les supports sont stockés dans de mauvaises conditions (humidité, source électromagnétique) ou s’ils sont mal manipulés (rayures, collage d’étiquettes, effacement accidentel…). De plus, la constante évolution des technologies entraîne une disparition parfois rapide des matériels ou logiciels. À défaut de support idéal, il faut néanmoins choisir des produits de qualité, stables chimiquement, normalisés et répandus. Il est conseillé d’associer plusieurs supports complémentaires (par exemple serveur et CD) et de créer des copies stockées en des lieux distincts. En outre, il est indispensable de contrôler périodiquement la lisibilité des données.

Les formats

Pour pouvoir produire ou lire un fichier, il est nécessaire d’utiliser un logiciel capable d’interpréter ces suites d’octets. Or, de nombreuses applications génèrent des formats qui leur sont propres, et dont la description n’est pas publique. Ainsi, les formats ouverts et répandus sont à privilégier ; ils constituent un gage de pérennité. Vous trouverez ci-joint une liste de formats considérés comme fiables.

Type de fichier

Format recommandé

Format possible

Documents

XML

TXT, SGML, HTML, RTF, PDF

Images

PNG, JPEG

TIFF, GIF

Sons

MP-3, MPEG-2

WAV

Audiovisuel

MPEG-4

DV

Plans vectoriels

CGM, STEP

DXF

Bases de données

XML

CSV

Cependant, il faudra toujours prévoir des migrations ou émulations de fichiers pour pouvoir les conserver dans le temps.

L’intégrité

Les fichiers informatiques sont relativement aisés à transformer ou falsifier, ce qui rend leur intégrité difficile à garantir. Pour cela, il est recommandé d’utiliser des supports non réinscriptibles (de type WORM Write once read many) ou des technologies de type signature électronique et horodatage, disponibles chez des prestataires privés.