Politique de numérisation des documents
Numériser pour conserver et diffuser
Les archivistes doivent concilier les impératifs de conservation et de communication au public de documents en général uniques et fragiles. Dès le Moyen-âge, ils ont eu recours à la copie pour protéger les plus précieux. Au cours des années 1950, ce fut le tour du microfilm puis à partir des années 1990 du numérique, même si le microfilm garde encore une place (sortie sur microfilms de fichiers informatiques par exemple). Le choix des fonds à numériser obéit aux critères suivants :
- protéger des documents faisant l’objet de consultations répétées : état civil, albums photographiques, annuaires d’adresses…,
- protéger les documents que leur format ou leur support rend difficilement manipulables : plans, plaques de verre, chartes avec sceau,
- faciliter la recherche et la consultation de petits documents communiqués pièce par pièce : cartes postales,
- conserver une copie des documents dont le support est instable (diapositives par exemple),
- diffuser des documents fondamentaux pour entreprendre une recherche sur la ville : comptes rendus administratifs, délibérations, débats du conseil municipal, arrêtés du maire…
- participer à des opérations de commémoration : guerre de 1914-18 par exemple.