Comment bien gérer mes archives courantes ?

Comment s’y retrouver dans la masse d’informations que l’on produit ou reçoit quotidiennement ? Vous trouverez ici quelques conseils pratiques pour classer vos documents papier ou électronique à court et moyen terme.

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Les archives courantes d'un service

Pour commencer, quelques idées reçues…

"Je ne suis pas responsable des documents que je produis, je les stocke où bon me semble, et les détruits quand j’en ai envie."

Chaque agent public est responsable des documents qu’il produit et reçoit dès leur création, qu’ils soient sur support papier ou numérique. Il doit pour cela respecter quelques obligations afin d’être en mesure de garantir la justification des droits de l’administration et des administrés. Il est donc nécessaire de se préoccuper du classement et du sort de ses documents papier et numériques dès leur création, quotidiennement et ce jusqu’à leur destruction ou leur archivage définitif.

"Tous mes documents sont numérisés, je n’ai donc plus de problème de recherche, ni d’archivage."

La numérisation de documents papier peut constituer une solution efficace pour accéder à des informations et les partager rapidement. Il faut néanmoins être prudent quant au sort à réserver au papier, surtout lorsqu’il s’agit de documents signés. Ce sont des documents originaux qui peuvent avoir valeur de preuve en cas de contentieux. Une destruction de ces documents ne peut être réalisée sans l’autorisation du service d’archives compétent.

"J’ai tout dans mon ordinateur et je dispose d’une fonction Rechercher ou d’un "super logiciel" qui classe à ma place, je n’ai donc plus rien à faire !"

Un bon classement doit être compréhensible et accessible à vos collègues pour retrouver facilement vos dossiers : il permet d’assurer la continuité de votre activité en votre absence. Peu importe la solution technique choisie, il faut définir des règles de classement communes à tous les utilisateurs pour qu’il soit fiable (règles de nommage, gestion des accès…). De même, votre classement doit refléter la réalité de vos documents créés et reçus en papier et en numérique ; il doit être souple et évolutif.

Enfin, il est fondamental de stocker les dossiers d’activité sur un disque en réseau sauvegardé régulièrement et non pas sur le disque dur de l’ordinateur. Attention à ne pas utiliser exclusivement des supports amovibles (CD, DVD, clés USB) : ils ne sont pas destinés à une conservation d’informations à long terme, car leur durée de vie n’excède en moyenne pas 10 ans. Pour assurer une conservation sécurisée et plus pérenne des données, il est conseillé d’associer plusieurs supports complémentaires (par exemple serveur et CD) et de créer des copies stockées en des lieux distincts. En outre, il est indispensable de contrôler périodiquement la lisibilité des données.


Les règles de base pour un classement efficace

Consulter les publications "Les archives c’est simple !" sur le site des Archivistes.org.

Papier versus électronique

Définissez clairement en début de projet de qui relève la conservation du dossier complet. Il s’agira là du dossier maître. Les autres copies totales ou partielles du dossier seront des dossiers secondaires qui ne sont pas à archiver.

Quand cela est possible, choisissez de conserver la totalité du dossier soit en version papier, soit en version informatique. Évitez autant que faire se peut de les dédoubler. Les dossiers mixtes, constitués d’une part d’originaux papiers, d’autre part de documents électroniques doivent comporter le même titre, de façon à pouvoir les recouper ultérieurement s’il faut les archiver.

Les documents papier à conserver définitivement doivent être imprimés sur du papier non recyclé, idéalement sur du papier permanent. Les documents informatiques doivent être conservés dans un format pérenne ou répandu, dont voici une liste recommandée par le Référentiel général d’interopérabilité.

Type de fichier

Format recommandé

Format possible

Documents

XML

TXT, SGML, HTML, RTF, PDF

Images

PNG, JPEG

TIFF, GIF

Sons

MP-3, MPEG-2

WAV

Audiovisuel

MPEG-4

DV

Plans vectoriels

CGM, STEP

DXF

Bases de données

XML

CSV

De la création du dossier à son archivage

  • Une affaire ou un projet correspond à un dossier, et ce, même si une affaire semblable a déjà été traitée ou si elle revient périodiquement.
  • Un dossier doit toujours être identifié dès sa création, son titre doit être explicite. Évitez les intitulés fourre-tout tels que "divers". De même, un document n’est jamais isolé. Qu’il soit envoyé ou reçu (même par messagerie), il se rapporte à une affaire donnée et doit être classé dans le dossier ou répertoire correspondant.
  • Maintenir de l’ordre dans le dossier. Au fur et à mesure que l’affaire avance, le dossier s’enrichit. Il devient donc indispensable de créer des sous-dossiers ou sous-répertoires qui portent chacun un intitulé précis et de classer chronologiquement les pièces qui les constituent.
  • Bien clore le dossier. Pour les dossiers papier, il est important d’éliminer les doubles, les brouillons et imprimés vierges lorsqu’une affaire est terminée. Ne conservez à terme que les versions finales et validées d’un même document, éliminez les autres. À cette occasion, les trombones, les élastiques et le scotch seront ôtés afin d’éviter une dégradation accélérée. Il convient ensuite de vérifier que le titre et les dates extrêmes des documents sont correctement indiqués sur la chemise.
  • En ce qui concerne les dossiers électroniques, vérifiez que le dossier est classé à la bonne place dans votre arborescence, que les documents soient nommés explicitement et qu’il s’agit bien des versions validées. Éliminez les versions préparatoires. Il peut être utile de créer des versions figées et non modifiables (format pdf). Pensez aussi à vérifier les droits d’accès au dossier, selon son degré de confidentialité.

Les outils

Le plan de classement

Le plan de classement permet d’affecter chaque document créé à un dossier identifié et constitue un préalable indispensable au déploiement d’une GED (Gestion électronique des documents). Il est recommandé de réaliser son plan de classement en fonction des missions, activités et processus assurés par son organisme, sa direction ou son service, ce qui suppose de bien appréhender son contexte de travail. Pour le réaliser, voici les éléments à prendre en compte :

  • les acteurs : qui produit les dossiers à intégrer ? Qui les consulte ? Qui administre le plan de classement ?
  • les missions et activités : quelles sont-elles ? Quelles procédures en découlent ? Quels dossiers et documents ai-je à y faire entrer ?
  • à partir des documents et dossiers recensés émergent les activités, il convient toujours de les enchaîner du général au particulier. Il est préférable de ne pas excéder quatre niveaux hiérarchiques, sans quoi il devient difficile d’en assurer sa pérennité.
  • dans l’environnement électronique, tout document doit être affecté à une rubrique du plan de classement dès sa création ou son enregistrement, sans quoi il devient vite impossible de s’y retrouver... Le plan de classement est alors nécessairement complété par des informations complémentaires pour chaque document (les métadonnées), qui permettent de le gérer tout au long de son cycle de vie : règles de nommage, délais de conservation, gestion des accès, formats…
  • le plan de classement doit être identique pour les documents papiers et les documents électroniques.

Le tableau de gestion ou référentiel de conservation

Prolongement du plan de classement, le tableau de gestion s’appuie lui aussi sur les activités de l’organisme. Cependant, il prévoie et rationnalise le cycle de vie des documents : il indique combien de temps il est nécessaire de conserver chaque type de document en fonction de sa durée pratique ou légale et fixe son sort final : conservation définitive, tri ou destruction. Outil contractuel, il doit être validé par le service producteur et par le chef du service des Archives. Il doit aussi être révisé régulièrement afin de bien correspondre à la production documentaire actuelle.

 

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