Les quatre missions des Archives

4 C : collecter, classer, conserver, communiquer

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Les quatre missions des Archives

Les services d’archives publiques exercent des missions réglementaires définies par le Code du patrimoine. Elles sont couramment désignées par l’expression "les 4 C".


Collecter

La collecte repose sur la distinction fondamentale entre archives publiques et archives privées :

  • les services de la Ville et de l'Eurométropole, ainsi que les établissements publics qui leur sont liés, ont l’obligation de verser leurs archives au service d’archives compétent c’est-à-dire les Archives de Strasbourg,
  • les archives privées entrent par don, dépôt, achat ou legs.

La collecte implique un important travail de sensibilisation et de formation au classement et à l’archivage des producteurs d’archives, de relations publiques avec les détenteurs d’archives privées, de tri et sélection des documents.


Classer

Le traitement des fonds constitue le cœur du métier des archivistes. Le choix de traiter un fonds s’effectue en fonction des attentes du public, de l’évolution des délais de communicabilité, des commémorations ou expositions à venir.

Le traitement d’un fonds implique plusieurs opérations :

  • tri et élimination des doubles, des pièces sans valeur informative,
  • classement,
  • cotation selon le cadre de classement des archives,
  • analyse des dossiers pour rendre compte du contenu,
  • indexation pour faciliter la recherche.

Conserver

Les facteurs de dégradation des documents sont multiples, depuis les constituants des documents eux-mêmes en passant par la lumière, l’humidité, les facteurs humains jusqu'aux sinistres.

La conservation consiste à protéger les documents de tous ces maux par des mesures appropriées : locaux de conservation normalisés, conditionnements adaptés, estampillage, prévention des risques, restauration et numérisation.


Communiquer

Les documents d’archives sont collectés, classés et conservés pour être communiqués.

Communication aux services producteurs

Après versement aux Archives, les services administratifs ont régulièrement besoin de consulter les documents versés par eux-mêmes ou leurs prédécesseurs. Cette consultation s’exerce soit sur place soit par transmission au service demandeur. À Strasbourg, cela représente plusieurs milliers de dossiers communiqués chaque année.

Communication au public

Les archives publiques sont communicables de plein droit sauf exceptions (pour protéger la vie privée ou les intérêts supérieurs de l’État par exemple).

Les déposants et donateurs de fonds privés peuvent mettre des restrictions à leur consultation. Toutefois, la plupart du temps, ce sont les modalités d’accès aux archives publiques qui s’appliquent.

La valorisation des archives

Comme service patrimonial, les Archives ont aussi pour mission de valoriser les fonds. Cette valorisation passe par l’action éducative, les expositions, l’organisation et l’accueil de colloques, des conférences et de plus en plus, par internet et les outils multimédia.