Les différents âges d'un document d'archives

Les archives sont désignées selon leur stade de vie qui détermine leur conservation ; elles sont successivement dites courantes, intermédiaires puis définitives.

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Archives éliminables à terme

Au cours de sa vie, le document suit un processus continu qui va de sa création à son élimination ou à son versement dans un service d'archives. Les délais de conservation varient fortement selon les documents en raison de leur valeur informative, administrative ou juridique. Renseignez-vous sur les différents délais de conservation des documents pour une administration et une personne morale publique  ou un particulier, une entreprise, une association.


Archives courantes

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Les archives courantes

Les archives courantes constituent la première étape. Ce sont les dossiers actifs nécessaires à l’instruction des affaires en cours. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux. Ces documents à valeur administrative permettent d'assurer la gestion courante de la collectivité. À ce stade, le contenu des dossiers est trié, afin de ne conserver que les documents à valeur informationnelle (élimination des doublons, documentation caduque, revues, brouillons, notes de transmission…).


Archives intermédiaires

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Les archives intermédiaires

Au terme du premier stade, les archives sont désignées par le terme d'intermédiaires. Ce sont des documents semi-actifs, concernant des affaires traitées et que l’organisme producteur est tenu de conserver pour des besoins administratifs ou juridiques. La fréquence d’utilisation étant moindre, les dossiers sont conservés à proximité des bureaux pendant une durée déterminée. Ces documents à valeur probante ou juridique permettent d'assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens.


Archives définitives

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Les archives définitives

À l’issue de ce deuxième stade, les dossiers présentant un intérêt historique ou patrimonial constituent les archives définitives et ont vocation à être conservées sans limitation de durée. Celles-ci ont une valeur de témoignage et permettent d'assurer la sauvegarde de la mémoire en constituant le matériau de l'histoire. Toutefois, tous les documents n’ont pas vocation à entrer dans l’âge définitif : un grand nombre peut être éliminé à l’issue de l’âge intermédiaire après accord du service Archives.