Comment éliminer mes archives publiques ?

Éliminer des archives publiques ne signifie pas les jeter à la poubelle : il convient de respecter quelques règles de base.

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Elimination d'archives publiques

Attention : cette procédure est avant tout destinée aux services et organismes dépendant de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg.

 

Tous les documents ne sont pas à conserver à long terme du fait de leur nature et de leur valeur informative. Aussi estime-t-on qu’entre 50 à 80 % des documents présents dans les bureaux sont redondants, inutiles ou incomplets. À l’issue de l’âge intermédiaire, il convient donc de distinguer les archives à conserver de celles à éliminer. Si un tableau de gestion existe pour votre structure, vous y retrouverez les informations relatives à chaque document produit ou reçu.

Vous pouvez d’ores et déjà éliminer sans autorisation les doubles, brouillons, notes de transmission et les imprimés vierges en les jetant dans les poubelles de recyclage.

Pour le reste, la loi impose de remplir un bordereau d’élimination. Celui-ci doit toujours être signé par votre chef de service, ainsi que par le chef de service des Archives et celui des Archives départementales, ceci pour assurer un contrôle et garantir une élimination homogène et sécurisée sur l’ensemble du territoire. Le bordereau d’élimination doit être conservé parce qu’il constitue la seule trace des documents produits. En outre, il décharge le service producteur de sa responsabilité de conservation.

A télécharger :


Comment éliminer en toute sécurité ?

  • Repérez les dossiers que vous pensez pouvoir éliminer. Si vous disposez d’un tableau de gestion, ils doivent avoir atteint la durée d’utilité administrative qui leur a été attribuée.
  • Les mettre de côté et les placer dans un conteneur sur lequel vous aurez mis vos initiales pour en faciliter l’identification.
  • Évitez le vrac, le dossier doit être retrouvable facilement en cas de refus d’élimination
  • Listez les dossiers de façon grossière sur le bordereau d’élimination en indiquant leur métrage ; si vous n’arrivez pas à l’estimer, indiquez le nombre de classeurs ou de boîtes.
  • Avant tout transfert de boîtes, envoyez le bordereau d'élimination au service d’archives compétent.

Il est impératif d’avoir son aval pour toute destruction d’archives. Toute destruction abusive d’archives publiques est passible d’une amende de 15 000 euros et d’une peine d’emprisonnement d’un an (art 432-15 et 432-16 du Code pénal).