Comment verser mes archives publiques ?

Tout fonctionnaire ou producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais il n’en est pas propriétaire : il est tenu de les remettre, à l’issue d’un certain délai, au service d’archives compétent.

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Un versement d'un service de l'Eurométropole

Attention : cette procédure est avant tout destinée aux services et organismes dépendant de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg.


Que faire de vos dossiers

Il est recommandé d’effectuer des versements réguliers afin d’éviter l’engorgement des locaux, des disques informatiques et de ne pas avoir à traiter une masse importante de documents. La préparation de cette remise de documents incombe au service versant avec l’assistance des Archives.

Un dossier doit être conservé par le service qui les produit dans ses locaux jusqu’au terme de sa durée d’utilité administrative (D.U.A.). Ce délai, fondé sur des critères d’ordre juridique (en particulier les délais de prescription fixés par la loi) ou administratif (dans le but de satisfaire les besoins du service), est la période au cours de laquelle les documents sont nécessaires à l’activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits. Au terme de la durée d’utilité administrative, les documents devant être conservés indéfiniment devront être remis aux Archives, les autres pourront être éliminés selon une procédure bien précise.

Les documents électroniques (fichiers, courriels, photos, bases de données) sont aussi des archives, tout comme le papier ! Leur conservation et leur destruction obéissent aux mêmes règles et principes que ceux régissant les archives papier. Pourtant, comme ils présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement adaptées, nous vous conseillons de contacter le service d’archives compétent pour étudier précisément les modalités d’archivage.

Les Archives peuvent intervenir sur site afin de déterminer les délais et obligations de conservation de vos documents et de vous aider à organiser les versements ou les destructions nécessaires. N'hésitez pas à vous renseigner en nous contactant.


Comment procéder

Vos dossiers ne sont plus alimentés et vous ne vous y référez plus régulièrement, préparez votre versement aux Archives. Plusieurs opérations vont se succéder de la manière suivante.

Préparation du versement : classer et conditionner les dossiers

Avant leur transfert aux Archives, les dossiers doivent être triés, classés et conditionnés. Les documents de même nature ou qui traitent d’un même sujet seront regroupés et rangés dans un ordre logique (par exemple chronologique ou alphabétique). Ils seront ensuite mis dans des boîtes archives, adaptées au format des documents, numérotées de 1 à l’infini, sans doublon ni discriminant (éviter les bis…). Attention à ne remplir les boîtes ni trop ni trop peu.

Rédaction du bordereau de versement

Pour réaliser un versement aux Archives, il est indispensable de remplir un bordereau de versement  décrivant précisément chaque dossier ou document. Le bordereau est une pièce réglementaire qui tient lieu de procès-verbal de prise en charge des documents mais également un instrument de recherche qui permet de retrouver facilement ce qui a été archivé.

Il est composé de plusieurs onglets à compléter : le premier correspond à la page de garde qui contient des informations générales sur le versement. Le deuxième onglet comprend le détail des dossiers. Reporter chaque numéro de boîte en mentionnant, pour chacune d’elle, la description précise de son contenu et les années extrêmes des documents qu’elle renferme (document le plus ancien et le plus récent). De la qualité de vos indications dépendra la facilité de recherche des dossiers. Envoyer le bordereau de versement par mail aux Archives pour validation. Elles vous contacteront pour autoriser le versement et fixer une date d’enlèvement des documents par l’équipe des Archives.

Transfert et prise en charge des boîtes

Après réception et traitement du versement, deux exemplaires du bordereau définitif visé par la directrice des Archives vous seront retournés. Un exemplaire est à renvoyer aux Archives signé par le chef du service versant. Un autre est à conserver indéfiniment par le service. Il servira de référence pour toute demande ultérieure de consultation de vos documents.

Pour les agents de l'Eurométropole, les modèles de bordereaux et d’autres précisions sont disponibles sur l’intranet, dans la rubrique des Archives.

A télécharger :