Pourquoi et combien de temps conserver mes documents ?

Vous êtes un particulier, une association, une entreprise et vous vous interrogez sur la conservation de vos documents. Que faut-il garder, pourquoi et combien de temps ? Vous trouverez ci-dessous quelques éléments de réponse.

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Pourquoi et combien de temps conserver mes documents ?

Pourquoi les conserver ?

  • Vos archives sont utiles : une entreprise ou une association doit pouvoir disposer en permanence des informations utiles à son activité pour assurer une gestion efficace au quotidien.
  • Vos archives sont des preuves : elles servent à faciliter vos démarches administratives et constituent les preuves des droits et des obligations de chacun. Certains documents, extrait de naissance, acte de vente, contrat de travail, factures, peuvent vous être utiles pour prouver vos droits, préparer votre retraite, faire jouer une garantie, ou vous servir de preuve en cas de litige. Il est donc important de les conserver un certain temps pour des raisons juridiques ou pratiques mais après, faut-il les conserver pour "toujours" ? Si un grand nombre de ces archives peut être éliminé au bout d’un certain délai, d’autres pourtant prendront, avec le temps, une valeur historique.
  • Vos archives font l'Histoire : les archives des particuliers, des entreprises, des associations sont aussi diverses dans leur provenance et leur contenu, que variées en terme de support : correspondances, photographies, cartes, bases de données et dossiers de toute nature. Ces documents constituent une source historique irremplaçable et complémentaire des archives publiques. Elles peuvent ainsi enrichir les informations historiques, économiques, sociologiques, politiques et artistiques d’un territoire donné.

Ainsi, les archives ne se limitent pas aux seuls documents provenant des administrations et des collectivités. Particuliers, entreprises, associations, syndicats, collectionneurs, il se peut que vous soyez en possession de documents ayant un intérêt local ou historique. Quelle qu'en soit leur forme (correspondances, affiches, photographies, cartes postales…), il vous est possible de les confier aux Archives afin d'enrichir le patrimoine local. Pour plus d’informations, lire "Comment remettre mes documents aux Archives - dons, legs".


Combien de temps les conserver ?

Particulier, entreprise ou association, sont tenus d’archiver un certain nombre de documents. Certains papiers doivent être gardés à vie, d'autres quelques années ou quelques mois. Pour ne pas tout conserver inutilement ou, à l’inverse, ne pas prendre le risque de jeter prématurément un document essentiel, il est important de connaître les délais de conservation applicables à chaque type de document.

Les délais minimums de conservation des documents personnels et professionnels, indépendamment de leur format, diffèrent selon leur nature ou leur type, la législation en vigueur ou l'usage auquel ils sont destinés. En effet, ce sont essentiellement les lois, les délais de prescription ou les périodes où un contrôle de l’administration est possible qui déterminent les durées minimales de conservation des documents. En matière civile, le délai de prescription de droit commun est de 5 ans. À ce titre, les preuves doivent être conservées au minimum pendant cette durée, au cours de laquelle l’action en justice est possible.

Particulier

Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers administratifs. Prudence toutefois avant de remplir la corbeille de vieux papiers. Il est en effet fortement recommandé de conserver certains documents pendant plusieurs années. Par exemple, l’ensemble des papiers relatifs à la famille doivent être conservés à vie (actes d'état civil, contrats de mariage, livrets de famille, testaments, successions,…). De façon générale, la durée recommandée de conservation des documents est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée.

Pour connaître les délais conseillés de conservation de tous les documents de votre quotidien, référez-vous au document conservation des papiers personnels

Association et entreprise

Les documents, émis ou reçus par une entreprise ou une association dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées plus ou moins longues, essentiellement à des fins probatoires (c'est-à-dire à titre de preuves). Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des papiers et des obligations légales qui s'y rapportent. De façon générale, conservez l’ensemble des documents fondateurs qui attestent de l'existence de l'association ou de l’entreprise : statuts, procès-verbaux d'assemblées générales, réunions du conseil d'administration ou du bureau... Les pièces comptables (bons de commande et de livraison, factures, comptes) doivent quant à elle, être gardées 10 ans (Code du Commerce article 123-22).

Pour plus d’information sur la durée légale de conservation des documents professionnels consultez le site service-public.fr.